Als Hockeyclub Delta Venlo zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van onze leden, vrijwilligers, trainers/coaches en sponsoren. Hierbij hechten we veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij hier als hockeyvereniging mee omgaan.

Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met je persoonsgegevens. Hockeyclub Delta Venlo houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven verderop in deze Privacyverklaring;
• De verwerking van je persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van je rechten omtrent persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Heb je hier vragen over? Wil je je persoonsgegevens inkijken? Of wil je gegevens wijzigen of verwijderen uit onze ledenadministratie? Geen probleem. Laat het ons weten via [email protected].

Welke persoonsgegevens verwerken wij van jou?

Wat Waarom

Voorletters, voornaam en achternaam Op het veld heb je bij ons een rugnummer, maar daarbuiten spreken we je graag aan met je eigen naam.

Adres en woonplaats Onze leden komen van heinde en ver en vaak ook nog met meerdere personen uit een zelfde familie. Voor een goede en slimme ledenadministratie zijn we daarom afhankelijk van je adresgegevens.

Geslacht en geboortedatum Onze jeugdleden spelen liever niet bij de veteranen en de jongens niet bij de meisjes. Voor een juiste teamindeling vragen we deze extra persoonsgegevens.

Telefoonnummers en e-mailadressen We communiceren met enige regelmaat met onze leden, ouders, vrijwilligers en sponsoren over recente ontwikkelingen binnen de vereniging. Daarnaast is hockey niet geheel zonder gevaren. Juiste contactgegevens zijn essentieel in geval van nood.

Bankgegevens Ook lidmaatschap kent zijn prijs. Voor het innen van onze contributie hebben wij je bankgegevens nodig. Je geeft hierbij overigens zelf aan of we de contributie ineens, of in twee termijnen innen.

Personeelsgegevens Voor onze betaalde krachten gaan we nog een tandje dieper. Van hun registreren we ook salarisgegevens, Kopie ID, VOG en Burgerservicenummer.

Overige informatie Als vereniging werk je nauw samen met de KNHB. Hiervoor registreren wij bijvoorbeeld je lidnummer of scheidsrechternummer.

Waarvoor gebruiken we jouw gegevens?

Waarvoor Waarom

Administratieve doeleinden

Onze ledenadministratie klopt als een bus. Hiervoor zijn we natuurlijk wel afhankelijk van juiste persoonsgegevens. Voor onze trainers en coaches gaan we hierbij nog net een tandje dieper. We maken ook gebruik van derde partijen voor:

Het verzorgen van de internetomgeving van de ledenadministratie;

Het verzorgen van de (financiële) administratie;

Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Nieuwsbrieven Iedereen die verbonden is aan onze vereniging ontvangt zo nu en dan een nieuwsbrief. Ontvang je liever geen nieuwsbrieven meer? Je kunt je eenvoudig uitschrijven door een mail te sturen naar [email protected].

Clubhistorie Als vereniging zijn we trots op onze historie die voor de fusie teruggaat tot 1928. Ook als je niet meer verbonden bent aan Hockeyclub Delta Venlo bewaren we je persoonsgegevens voor historische doelen. Wil je gegevens verwijderen? Laat het ons weten via [email protected].

Onderzoek en statistiek Gedurende je lidmaatschap kan het zijn dat we je via een enquete benaderen om mee te denken over tal van onderwerpen. Denk aan teamindelingen, trainingsschema's, een fusie of andere praktische zaken. Als we hierbij de hulp van een derde partij inschakelen, dan zorgen we natuurlijk netjes voor de vereiste verwerkersovereenkomst.

Promotionele doeleinden We organiseren al jaren acties voor en door onze leden. Vaak ook met hulp van sponsoren. Als vereniging gaan we zeer terughoudend om met het delen van persoonsgegevens van onze leden. Mocht het voor promotionele doeleinden noodzakelijk zijn, dan delen we enkel gegevens waardoor het clubbelang, of belang van het lid beter gediend zijn.

Beeldopname t.b.v. analyse, communicatie en promotie Van wedstrijden en trainingen op veld 1 kunnen beeldopnames worden gemaakt. Ze zijn nauwelijks tot individuen te herleiden, omdat ze van relatief grote afstand worden opgenomen. Wij houden ons hierbij aan de wettelijke norm waar 'herkenbaarheid' onder valt. Samenvattingen van opgenomen wedstrijden kunnen beschikbaar komen in het clubhuis, een videokanaal van Hockeyclub Delta Venlo of via livestreaming. Bij de toegangspoortjes tot veld 1 hangt een bord met bovenstaande in het kort.

Preventieve doeleinden Het liefst vertrouwen we je op je blauwe ogen. Maar zelfs bij een hockeyvereniging is dat niet slim. Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen duidelijke afspraken hebben gemaakt. Tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Bron- en contactonderzoek t.b.v. Corona Met ingang van augustus 2020 registreren wij in het kader van corona en het bron- en contactonderzoek van de GGD ook de bezoekers van zowel Sportpark Vrijenbroek als Sportpark Maassenhof. De ingevulde gegevens worden maximaal 14 dagen bewaard.